Det är människan som orkar använda verktyget - inte tvärtom.

Ni har ett nytt verktyg, men folk fortsätter fråga på Slack och föra egna listor. Kunderna ringer i stället för att använda portalen.

Det är lätt att kalla det förändringsmotstånd. Jag vill först veta om den gamla vägen fortfarande är enklare.

Prova arbetet tillsammans

Be någon visa hur den använder den nya lösningen. Var tar det stopp? Saknas information? Behövs fler steg än tidigare? Går det att förstå vad som har hänt?

Om verktyget faktiskt gör jobbet svårare behöver ni ändra något. Fler påminnelser om att använda det hjälper inte särskilt mycket.

Om det fungerar men är ovant behövs tid att lära sig, tydliga förväntningar och hjälp när någon fastnar.

Visa en användbar sak i taget

En genomgång av alla funktioner gör sällan någon trygg i sitt arbete. Visa en uppgift som personen behöver utföra och låt den prova själv.

Gör det tydligt var frågor tas om hand och vem som rättar sådant som inte fungerar. Det ska gå att återkoppla utan att få höra att man bara behöver vänja sig.

Bestäm vilket arbetssätt som gäller

Om vissa registrerar i det nya systemet och andra fortsätter som förut kan ni få mer dubbelarbete än ni hade innan.

Kom överens om övergången. Vad ska göras var? När lämnar ni den gamla rutinen? Vad händer med uppgifter som ligger kvar?

Ett infört verktyg är inget avslutat förändringsarbete. Följ hur det används och vad folk fortfarande behöver göra vid sidan av. Där syns ofta det som återstår att lösa.

Nästa del avslutar serien med ett sätt att börja förbättra en konkret arbetsuppgift.