Det är inte ni som ska bli digitala - det är jobbet som ska bli smartare

Ni har redan datorer, system, appar och inloggningar. Ändå går mycket tid åt till att leta, kopiera och vänta.

Så när någon säger att ni måste bli mer digitala vill jag se vad personen faktiskt menar. Ett till verktyg kan hjälpa, men det behöver förbättra jobbet som redan görs.

Fråga om omvägarna

Be en medarbetare visa:

• Vad den fyller i på flera ställen.
• Vad den måste vänta på för att fortsätta.
• Vad den gör för att systemet kräver det, utan att förstå nyttan.

Där finns ofta bättre underlag än i en diskussion om vilka funktioner nästa plattform borde ha.

Följ uppgiften mellan människorna

Ett formulär exporteras till PDF, mejlas till ekonomi och godkänns i ett annat system. Det fungerar kanske, men varje övergång kan skapa väntan eller dubbelarbete.

Skulle ärendet kunna gå direkt till rätt person för godkännande? Vad behöver i så fall följa med? Hur får den som väntar veta att något har hänt?

Samma frågor gäller när kundtjänst registrerar ett ärende i flera system. Ta reda på vilka uppgifter mottagarna behöver och varför de inte redan finns tillgängliga.

Gör inte någon annans arbete osynligt

En lösning som sparar tid för en person kan skapa merarbete för nästa. Följ därför hela uppgiften och fråga dem som tar emot resultatet också.

När ni provar en förändring, se om uppgiften går att slutföra med färre omvägar och färre fel. Antalet nya funktioner är mindre intressant.

Nästa del handlar om vad som händer när vi väljer system innan vi förstått vad som behöver ändras.