Alla säger att vi måste digitalisera - men vad betyder det egentligen?

”Vi måste börja digitalisera.”

Okej. Vad vill ni ska fungera bättre?

Det är frågan jag vill ha svar på innan vi börjar jämföra plattformar. Annars kan digitalisering betyda nästan vad som helst, och alla kan vara överens utan att mena samma sak.

Beskriv förändringen i arbetet

Ska personalen slippa registrera samma uppgift tre gånger? Ska kunden kunna få besked utan att ringa? Ska ni minska felen i en överlämning?

Det är behov som går att undersöka. ”Vi behöver bli mer digitala” är betydligt svårare att göra något vettigt av.

Jag vill veta hur arbetet går till idag, vad som tar tid och vilka konsekvenser problemen får. Sedan kan vi diskutera vad tekniken ska göra.

Ta inte varje steg för givet

Ett gammalt arbetssätt kan bli snabbare med teknik. Men innan ni automatiserar det är det värt att fråga om alla stegen behövs.

En ny portal hjälper kanske. Det kan också räcka att låta befintliga system dela uppgifter så att folk slipper mata in dem igen. Ibland behövs ett tydligare ansvar eller en annan rutin.

Ni behöver undersöka vilket problem ni har, inte välja den förklaring som passar verktyget ni redan vill köpa.

Börja med en uppgift

Be någon visa något som återkommer varje vecka och som tar onödigt mycket tid. Följ hela förloppet, även om det går utanför den avdelning som beställt projektet.

Beskriv sedan vad som ska bli bättre och hur ni kan prova det. Då har ni en utgångspunkt för ett digitaliseringsprojekt, eller en anledning att lösa frågan på ett annat sätt.

I nästa del tittar vi närmare på själva arbetet. Det är där förbättringen behöver märkas.