Varför projekt fastnar – och hur man får fart igen

Någon ringer och säger att ett projekt ”går lite trögt”. Leveransen har halkat efter, men det är svårt att få ett tydligt svar på varför.

När jag pratar med dem som jobbar i projektet visar det sig ofta att flera väntar. På ett besked, ett underlag eller någon som kan välja vad som är viktigast.

Alla är upptagna. Ändå kommer arbetet inte vidare.

Ta reda på vad som bromsar

Jag börjar med att följa det som borde bli klart härnäst. Vad återstår? Vem behöver göra något? Var har det stannat?

Det kan finnas ett tekniskt problem som behöver lösas. Men jag vill också se om teamet har förutsättningarna att lösa det:

• Vem får fatta beslutet? Ett ansvar som delas av alla kan bli svårt att få tag på.
• Vad visar planen? Att en uppgift ligger i sprinten betyder inte att någon kan börja med den.
• Vad händer om någon säger att det inte går? Om dåliga besked straffas kommer de ofta sent.
• Vad har skjutits upp för länge? En tillfällig fix kan till slut göra varje ny ändring dyrare.

Välj något som går att få loss

När vi vet vad som hindrar arbetet behöver vi välja nästa steg. Det kan vara ett avgränsat beslut som går att ompröva, ett tekniskt försök eller att beställaren prioriterar bort något.

Jag vill att det ska vara tydligt vad steget ska åstadkomma och vem som tar det. Att fatta vilket beslut som helst bara för att skapa rörelse är ett bra sätt att få ett nytt problem.

Ibland behöver vi också ändra arbetssättet. Ett möte som aldrig ger besked ska göras om. En sprint som bygger på en omöjlig plan behöver planeras om. Men börja med orsaken, så att ni inte bara flyttar runt frustrationen.

Det ska gå att jobba igen

När folk ser att ett hinder faktiskt försvinner brukar energin förändras. Det blir möjligt att avsluta något och lita lite mer på nästa plan.

Det är dit jag vill. Inte till ännu en presentation om varför projektet snart ska börja gå bättre.