Du behöver inget verktyg. Du behöver en vana.
När möten och rapporter tar tid från arbetet behöver ni se över vad de faktiskt hjälper er med. Börja med vad teamet behöver veta.
Dagligt möte på morgonen. Planering efter lunch. Statusrapport till chefen. Uppdatering i Jira innan dagen är slut.
Och projektet ligger fortfarande efter.
När det händer är det frestande att lägga till ännu en avstämning. Jag vill hellre börja med att se vilka frågor de befintliga mötena faktiskt besvarar.
Rapporteringen kan bli ett eget jobb
I ett produktteam tog mötena en stor del av veckan. Planering, dagliga avstämningar, designmöten, teknikmöten och separata statusmöten. Ändå var det svårt att få en gemensam bild av vad som behövde bli klart.
Vi minskade antalet möten och behöll en kort gemensam planering. Det dagliga läget delades skriftligt. När något behövde diskuteras tog de berörda personerna det direkt.
Teamet fick mer sammanhängande arbetstid. Det var poängen. Att ha färre möten är inte ett resultat i sig om frågor och beslut bara försvinner mellan stolarna.
I ett annat projekt gick mycket tid åt till olika rapporter för olika mottagare. När vi undersökte vilka som faktiskt användes kunde flera tas bort. Den viktiga uppdateringen blev kvar.
Vad behöver ni veta för att arbeta vidare?
Ofta saknas svar på ganska grundläggande frågor:
- Vad behöver bli klart härnäst?
- Vad hindrar oss?
- Vem kan lösa hindret eller fatta beslutet?
Det är inte hela projektledningen. Budget, risker, kvalitet och beroenden finns fortfarande. Men frågorna hjälper er att se vad den löpande samordningen måste klara.
Om svaret redan finns på ett ställe som alla använder behöver ni kanske inte rapportera det en gång till. Om ingen vet vem som beslutar hjälper det däremot inte att köpa ett nytt verktyg.
Börja med ett litet försök
Välj en rapport eller ett möte som verkar överflödigt. Ta reda på vem som använder det och vilket behov det fyller. Kom sedan överens om att pausa eller förenkla det under en begränsad tid.
Följ upp om något blivit svårare: missas beslut, upptäcks risker senare eller får någon jaga mer information? Då behöver ni justera försöket.
Om arbetet fungerar lika bra utan rapporten kan den försvinna. Ni behöver inte producera den för att den ligger som återkommande uppgift i kalendern.
Nästa del handlar om tre frågor som gör statusmötet mer användbart.
Exemplen är förenklade och bygger på situationer från verkligheten. Dialoger och detaljer är bearbetade för att göra resonemanget tydligt.