Hur du håller koll - utan att drunkna i Jira

Om teamet frågar efter läget i Slack eftersom det är för svårt att hitta i Jira har ni något att undersöka.

Det kan vara verktyget. Det kan också vara hur ni har satt upp det, vad ni skriver där eller att informationen inte längre stämmer.

Att lägga till fler obligatoriska fält brukar inte vara mitt första förslag.

Vad ska verktyget hjälpa er med?

Ett litet konsultteam skulle bygga en prototyp på två veckor. De viktigaste uppgifterna fick plats på ett papper på väggen. Kunden fick en bild av läget.

Det fungerade för det uppdraget. Teamet var litet, tiden kort och arbetet gick att överblicka.

Ett produktteam använde i stället ett kalkylark för att få en samlad bild av vad som skulle byggas, vem som gjorde det och när det skulle vara klart. Den överblicken hade de haft svårt att få ur sitt befintliga upplägg.

Det visar inte att papper och kalkylark alltid slår Jira. Det visar att verktyget måste passa det ni försöker hålla reda på.

Börja med informationen

För den löpande uppföljningen behöver ni ofta se:

• Uppgiften eller leveransen.
• Vem som ansvarar för nästa steg.
• Vad som pågår och vad som är klart.
• Vad som hindrar arbetet.
• När ett besked eller en leverans behövs.

Pröva att göra den vyn i verktyget ni redan har. Ett enklare arbetssätt kräver inte alltid ett verktygsbyte.

Om ni behöver flera team, beroenden, versioner, historik eller långsiktig felhantering blir kraven större. Då kan ett mer omfattande verktyg vara väl värt arbetet att hålla uppdaterat.

Spårbarhet kan också behövas av goda skäl. Det är inte bara något en chef hittar på för att störa utvecklarna.

Räkna även tiden för att leta och fråga

Det är lätt att se minuterna som går åt till att uppdatera en uppgift. Svårare att se tiden ni sparar när någon annan hittar svaret själv.

Bedöm därför hela arbetet. Hur mycket tid lägger ni på att skriva, leta, fråga, dubbelregistrera och reda ut missförstånd?

Ett verktyg som tar en minut att uppdatera kan vara billigt om det sparar flera avbrott. Ett verktyg som ingen litar på kan vara dyrt även om det är gratis.

Testa en enklare vy

Ta ett pågående projekt. Be teamet visa hur de hittar nästa uppgift, ett viktigt beslut och det som blockerar leveransen.

Om det kräver en guidad tur behöver ni förenkla. Börja med den vy ni använder varje dag och ta bort sådant som inte hjälper någon att förstå eller fatta beslut.

Behåll historik och viktig information när ni provar något annat. Ni ska förenkla arbetet, inte börja om från noll varje gång någon tröttnar på ett verktyg.

---

Exemplen är förenklade och bygger på situationer från verkligheten. Dialoger och detaljer är bearbetade för att göra resonemanget tydligt.