De tre frågorna som ersätter hundra statusmöten

Efter 45 minuter vet du vad alla har jobbat med. Du vet fortfarande inte vad som måste bli klart eller vem som ska lösa hindret som nämndes förra veckan också.

Det är ett vanligt problem med statusmöten. Vi går laget runt, men lämnar ansvaret för nästa steg hängande i luften.

Tre frågor brukar hjälpa mig att styra tillbaka samtalet.

1. Vad måste vara klart?

Fråga efter en leverans som går att förstå. ”Jobba med API:et” säger väldigt lite om vad någon annan kan räkna med.

Ett produktteam hade en lång lista med uppgifter inför en lansering. När vi gick igenom vad som faktiskt behövdes visade sig API:et och betalningsflödet vara avgörande. Mycket annat kunde vänta.

Den prioriteringen behövde beställaren vara med på. Att teamet tycker att något kan vänta är inte samma sak som att det går att stryka ur leveransen.

Frågan är användbar för att den gör valet synligt: vad ska fungera, för vem och till när?

2. Vad hindrar oss?

Ett utvecklingsteam väntade på designunderlag. De hade inte sagt hur bråttom det var eftersom designern verkade stressad. Hon visste inte att arbetet stod still i väntan på henne.

När beroendet blev tydligt gick det att lösa. Det behövdes ett samtal, men först behövde någon se till att det blev av.

Be om konkreta hinder. Saknas ett besked? Tillgång till ett system? Tid från någon annan? ”Det är lite svårt” ger inte mycket att arbeta med.

Det är också viktigt hur du frågar. ”Vad behöver du för att komma vidare?” öppnar ett annat samtal än ”varför är du fortfarande inte klar?”.

3. Vem tar nästa steg?

”Vi borde fixa byggkedjan” kan återkomma hur många veckor som helst. Bestäm vem som undersöker problemet, vad den personen får besluta och när ni behöver ett besked.

Den ansvariga behöver inte göra allt själv. Men någon måste se till att frågan går vidare.

Om personen saknar tid eller mandat är det en del av beslutet. Att skriva ett namn bredvid uppgiften gör den inte möjlig att genomföra.

Skriv ner svaren medan ni pratar

En enkel uppdatering kan se ut så här:

Ska bli klart	Hindras av	Nästa steg
Betalningsflödet inför lansering	Besked om vilka betalningssätt som ingår	Beställaren ger besked på torsdag

Det viktiga är att ni lämnar mötet med samma bild. Om något förändras behöver uppdateringen ändras, och den berörda personen få veta det.

Tre frågor ersätter inte alla samtal ett team behöver. De hjälper er att hålla just statusmötet till det som måste samordnas. Behöver ni diskutera en risk, en teknisk lösning eller hur teamet mår ska ni förstås göra det också.

Men låt inte nästa möte sluta med ännu ett obesvarat ”vi borde”.

---

Exemplen är förenklade och bygger på situationer från verkligheten. Dialoger och detaljer är bearbetade för att göra resonemanget tydligt.