Kommunikation börjar med trygghet – inte med ord

Du vet att något behöver sägas. Tidsplanen håller inte, lösningen är oklar eller beslutet bygger på ett antagande som ingen har kontrollerat.

Ändå tvekar du. Vad händer om du säger det?

Den frågan är lätt att missa när vi pratar om tydligare kommunikation. Det hjälper inte särskilt mycket att införa en ny kanal om folk har lärt sig att dåliga besked tas emot dåligt.

Lyssna på vad som händer efter invändningen

Om någon säger att den inte förstår, får personen en förklaring eller en suck? Om en utvecklare flaggar för ett problem, undersöker ni det eller påminner ni bara om leveransdatumet?

Det är sådana reaktioner som påverkar nästa samtal. Ett ”tack för att du sa till” betyder något först när ni också tar hand om frågan.

Trygghet betyder inte att alla förslag ska godtas eller att ingen får kritik. Det betyder att det ska gå att fråga, invända och erkänna misstag utan att bli förlöjligad eller avfärdad.

Gör det lättare att börja

Som ledare kan du säga vad du själv är osäker på. Be om invändningar innan beslutet är låst. Ge folk tid att tänka, gärna en stund att skriva ner sina frågor innan de mest pratsamma fyller rummet.

När något går fel, börja med att förstå förloppet. Vem som behöver ta ansvar går fortfarande att reda ut. Men om första frågan alltid är vem som ska få skulden blir nästa fel svårare att få höra om.

Följ upp det som kom fram

Visa vad ni gjorde med informationen. Ändrade ni planen? Behöver ni undersöka mer? Valde ni att fortsätta ändå, och varför?

Annars kan ett möte där alla äntligen vågar prata bli ännu ett bevis på att det inte spelar någon roll.

Jag vill hellre ha en tidig, besvärlig invändning än ett lugnt möte som följs av en obehaglig överraskning.