Vi sparar på kontor – och förlorar kunskapen på köpet

Vi minskar kontorsytan och sparar pengar. Det kan vara ett bra beslut. Men jag vill veta vad vi gör för att samarbetet ska fungera när vi inte träffas lika ofta.

För småpratet, frågorna och hjälpen mellan kollegor behöver fortfarande få plats. Annars riskerar vi att spara på en lokal och sedan betala i väntan, missförstånd och personberoenden.

Det som inte ligger i dokumentationen

Vem frågar du när en uppgift är oklar? Hur märker du att en ny kollega kört fast? Var får du höra varför något fungerar som det gör?

På ett kontor kan en del av det uppstå spontant. På distans behöver ni ibland ordna det mer medvetet. Men fysisk närvaro garanterar ingenting heller. Man kan sitta bredvid varandra och ändå inte prata om det viktiga.

Jag tycker därför att frågan ”ska alla vara på kontoret?” ofta kommer för tidigt. Börja med vilket samarbete som behöver fungera bättre.

Gör det lätt att be om hjälp

Nya kollegor behöver veta vem de kan fråga. Viktig kunskap behöver finnas någon annanstans än i huvudet på den mest erfarna personen. Frågor som kräver ett samtal behöver få bli ett samtal, även om de börjar i en chatt.

När ni träffas, använd tiden till sådant som ni har svårt att få till annars: gå igenom ett komplicerat problem, arbeta tillsammans eller hjälpa någon in i uppdraget.

Att pendla för att sitta ensam i digitala möten är ingen självklar investering i gemenskap.

Följ upp mer än hyran

Fråga om folk får hjälp när de behöver den, om överlämningar fungerar och om samma personer blivit ännu större flaskhalsar.

Om samarbetet blivit sämre behöver ni ändra något. Det kan vara tydligare dokumentation, mer gemensamt arbete eller fler genomtänkta tillfällen att träffas.

Jag gillar att vi kan jobba från olika platser. Jag vill bara att vi tar ansvar för hur kunskapen ska följa med.