Förändring betyder inte att någon gjorde fel

”Men vi bestämde ju det här för bara ett år sen.”

Det är relevant. Vi behöver förstå varför beslutet togs. Men det räcker inte som skäl att fortsätta om lösningen inte längre fungerar.

Jag vill skilja diskussionen om vad vi behöver göra nu från frågan om vem som hade rätt då. Annars fastnar förbättringsarbetet lätt i försvarstal.

Respektera förutsättningarna som fanns

Ett tidigare beslut kan ha varit rimligt med den kunskap, budget och tid som fanns. Det kan också ha varit ett misstag. Vi behöver kunna prata om båda möjligheterna utan att göra personen bakom beslutet till problemet.

Att säga ”ni gjorde rätt då” bara för att undvika ett jobbigt samtal hjälper inte heller. Fråga hur man resonerade och vad som har blivit tydligare sedan dess.

Börja med det konkreta

”Det här systemet är uselt” ger den som byggde det gott om anledning att gå i försvar.

Beskriv hellre vad som inte fungerar: vilka uppgifter tar för lång tid, vad måste göras manuellt och vilka behov klarar ni inte längre?

Om förutsättningarna har förändrats, visa det. Om de inte har det, låtsas inte. Då behöver ni undersöka varför lösningen inte gav det ni förväntade er.

Fråga innan ni river

Prata med dem som känner historien:

• Vad försökte ni lösa?
• Vilka alternativ övervägde ni?
• Vad behövde ni acceptera för att komma vidare?
• Vad skulle ni välja annorlunda med det ni vet idag?

Den kunskapen kan spara er från att göra om samma misstag. Den kan också visa att en mindre förändring räcker.

Det går att vara rak om en dålig lösning och samtidigt respektfull mot den som byggde den. Säg vad som behöver bli bättre och bjud in personen i arbetet. Ni behöver inte dela ut skuld för att kunna fatta ett nytt beslut.