Vem äger egentligen ett digitalt projekt?
Vem prioriterar, vem underhåller och vem svarar när systemet ligger nere? Ansvar efter leveransen behöver vara en del av projektet från början.
”Det är IT:s fel.”
Hemsidan är nere, integrationen krånglar eller innehållet är flera år gammalt. Alla vet att någon borde ta tag i det. Det är bara oklart vem.
Det glappet uppstår ofta efter leveransen. Byrån har byggt färdigt, beställaren går vidare och någon på IT förväntas ta hand om resten.
Vad menar ni med att äga systemet?
Ägande används för flera olika saker. Skilj på rättigheter och åtkomst, ansvar för verksamhetens behov och ansvar för att tekniken fungerar. Att ni har betalat en faktura besvarar inte alla de frågorna.
Jag vill åtminstone veta:
Vem prioriterar och betalar? Någon behöver besluta vilka behov som är viktigast och ge underhåll och förändringar utrymme i budgeten.
Vem förvaltar tekniken? Vem kan rätta fel, uppdatera beroenden och bedöma konsekvenserna av en ändring?
Vem sköter det löpande arbetet? Innehåll, användarfrågor, felanmälningar och uppföljning behöver också en hemvist.
Samma person eller leverantör kan ha flera uppgifter. Poängen är att de är uttalade och accepterade.
Fem system och ingen att ringa
I en organisation fanns flera system byggda av olika byråer. De användes fortfarande, men det var oklart vem som fick ändra i dem, vem som betalade driften och vem man skulle kontakta när något slutade fungera.
Det behövdes ingen ny organisationsmodell för att börja reda ut det. Det behövdes en lista över systemen och personer som kunde bekräfta sitt ansvar.
Det obekväma var rutorna där ingen ville stå som ansvarig. Men de blev inte mindre tomma av att man lät bli att skriva listan.
Planera överlämningen medan projektet pågår
Kom överens om vilken kod, dokumentation, åtkomst och information ni behöver få. Utse den som ska ta emot och förvalta leveransen. Beskriv också vem som gör vad när något går fel.
En överlämning är inte klar bara för att någon skickat en länk. Den som tar över behöver kunna använda underlaget och veta vart den ska vända sig.
Börja gärna med en enkel fråga om ett av era befintliga system: vem ringer vi om det slutar fungera imorgon? Om svaret kräver en intern detektivutredning har ni hittat något att ordna.
Exemplen är förenklade och bygger på situationer från verkligheten. Dialoger och detaljer är bearbetade för att göra resonemanget tydligt.