Vad händer när Excel inte räcker längre?

”Vilken fil är den senaste?”

Om den frågan återkommer varje vecka har ni ett problem. Men svaret behöver inte vara att köpa ett nytt system.

Börja med att förstå vad som krånglar: filhanteringen, uppgifternas kvalitet, samarbetet eller själva arbetssättet.

Excel kan mer än lösa filer i mejlen

Excel har stöd för samtidig redigering och versionshistorik när ni använder rätt versioner och lagrar arbetsboken på ett sätt som stöder det, exempelvis i OneDrive eller SharePoint. Det går alltså inte att döma ut verktyget bara för att flera behöver arbeta tillsammans. Microsoft beskriver förutsättningarna här.

Om ni skickar kopior fram och tillbaka kan ni behöva ordna den gemensamma filen först. Ett systembyte löser inte automatiskt att alla fortsätter arbeta i varsin version.

När arbetssättet börjar bli för skört

Jag skulle titta närmare om:

• Samma uppgifter registreras på flera ställen och ingen vet vilken källa som gäller.
• Viktiga beräkningar bara förstås av en person.
• Ni behöver styra vem som får ändra vilka uppgifter eller godkänna olika steg.
• Andra system är beroende av manuella exporter som lätt blir fel.
• Ett misstag kan få stora konsekvenser och ni saknar en fungerande kontroll.

Det är sådana behov som kan motivera en annan lösning. Inte ett visst antal rader eller personer.

Ordna det ni kan först

Utse någon som ansvarar för filen och hur den används. Bestäm var den finns, vilka uppgifter som ska in och hur ändringar hanteras. Dokumentera beräkningar som är viktiga för verksamheten.

Det arbetet behövs även om ni senare byter system. Annars flyttar ni mest problemen till ett dyrare ställe.

Om ni behöver flytta

Välj en avgränsad del att börja med. Beskriv vad den nya lösningen måste klara och pröva det med dem som gör jobbet.

Städa uppgifterna före flytten och kontrollera att de blivit rätt efteråt. Bestäm också när den gamla filen slutar användas. Två parallella sanningar är sällan en förbättring.

Det nya kan vara ett enklare verktyg eller ett verksamhetssystem. Valet behöver följa kraven, inte irritationen efter den senaste trasiga formeln.

Excel är ofta en bra början. Frågan är om ert sätt att använda det fortfarande håller för det ansvar ni lägger på det.