Vad händer när Excel inte räcker längre?
Om den där punkten när hemmabygget krackelerar. Hur man tar sig från kaos till struktur.
Excel är fantastiskt.
Det är enkelt. Det är flexibelt. Alla kan det.
Men det finns en punkt där det slutar fungera.
Där det går från “snabbt och smidigt” till “kaos och risk”.
Och den punkten kommer tidigare än folk tror.
⸻
Excel är inte problemet - det är att ni vuxit ur det
Jag ser det ofta.
Ett företag som kör allt i Excel.
Kundregister. Offerter. Projektplanering. Budget. Orderhantering.
Och det funkar.
Tills det inte gör det längre.
För Excel är byggt för en person som hanterar data.
Inte för fem personer som behöver samarbeta i realtid.
Inte för 500 rader som måste synkas med andra system.
Inte för processer som kräver godkännanden, historik och spårbarhet.
⸻
Tecknen på att ni vuxit ur Excel
1. Folk jobbar i olika versioner
“Vilken fil är den senaste?”
“Jag vet inte, jag har en annan version.”
“Vem uppdaterade den här?”
När ni inte vet vilken Excel-fil som är sann - har ni ett problem.
2. Ni måste dubbelregistrera
Data finns i Excel. Och i mejl. Och i ett annat system.
Och ingen vet vilken som stämmer.
3. Någon råkar skriva över något
Och ni har ingen undo.
Ingen historik.
Ingen aning om vad som var rätt innan.
4. Ni bygger formler som ingen förstår
Personen som byggde dem slutade för två år sen.
Och ingen vågar röra dem.
För ni vet inte vad som händer om ni ändrar något.
5. Det tar längre tid att hitta information än att använda den
“Vänta, jag kollar i den andra fliken.”
“Nej, det var i ett annat ark.”
“Står det i den här filen eller den andra?”
När det är snabbare att fråga någon än att leta - har strukturen havererat.
⸻
Vad som händer om ni fortsätter för länge
1. Ni förlorar data
För någon sparade över fel fil.
Eller glömde att kopiera den senaste versionen.
Eller datorn kraschade.
2. Ni fattar beslut på fel information
För er rapport bygger på data från förra veckan.
Eller från den versionen som inte är uppdaterad.
Eller från en formel som någon råkat ändra.
3. Folk bygger egna lösningar
För de litar inte på huvudfilen.
Så de gör sin egen.
Och plötsligt har ni fem Excel-filer som ska göra samma sak.
4. Ni kan inte skala
För varje ny person som ska in i systemet måste få en genomgång.
Och varje förändring kräver att alla uppdaterar sina filer.
⸻
När ni ska byta från Excel
1. När fler än tre personer behöver jobba i samma data samtidigt
Excel klarar inte samarbete i realtid.
Inte på riktigt.
2. När ni behöver historik och spårbarhet
Vem ändrade vad? När? Varför?
Excel kan inte svara på det.
3. När data behöver pratas med andra system
Om ni manuellt kopierar data från Excel till ett annat system - slösar ni tid.
Och skapar risk för fel.
4. När ni har processer som kräver godkännanden
Excel kan inte tvinga fram att någon ska godkänna något.
Det kräver ett system med flöden.
⸻
Vad ni gör istället
1. Börja smått - inte stort
Ni behöver inte byta ut allt på en gång.
Börja med den del som gör mest ont.
Kanske är det kundregistret. Kanske är det budgetuppföljningen. Kanske är det projektplaneringen.
Flytta det - först.
2. Välj enkelt före avancerat
Ni behöver inte ett ERP-system.
Börja med något enkelt.
Airtable. Notion. Google Sheets med bättre struktur.
Något som ger er samarbete, historik och spårbarhet - utan att kräva sex månaders implementation.
3. Migrera data - inte bara flytta den
Ta inte den gamla Excel-filen och dumpa den i ett nytt system.
Städa först.
Ta bort dubbletter. Rätta fel. Strukturera om.
Annars flyttar ni bara kaoset till en dyrare plattform.
4. Lär folk det nya arbetssättet
Det räcker inte att byta verktyg.
Ni måste ändra hur folk jobbar.
Annars kommer de fortsätta exportera till Excel ändå.
⸻
På måndag
Om ni fortfarande kör mycket i Excel - gör det här:
1. Lista era tre viktigaste Excel-filer
De ni inte kan leva utan.
2. Fråga för varje fil:
- Vet vi alltid vilken version som är rätt?
- Kan fler än en person jobba i den samtidigt?
- Vet vi vad som hänt om något ändras?
- Kan vi lita på att datan är korrekt?
Om svaret är nej på mer än en - är det dags att flytta den.
⸻
Excel är inte fienden.
Men när ni växt ur det - och fortsätter ändå - skapar ni risk.
Och risken växer varje dag ni väntar.