Systemlandskap är inte en karta – det är en berättelse
En systemkarta ger överblick. För att bedöma risker behöver ni också förstå uppgifterna, beroendena och ansvaret bakom pilarna.
Jag får en bild med ERP, CRM, hemsida och några pilar. ”Här är vårt systemlandskap.”
Bra. Vad går genom den här pilen?
”Beställningar.”
Och vad händer om de inte kommer fram?
Det är där jag vill fortsätta samtalet. Kartan ger en överblick, men för att bedöma en förändring behöver vi förstå mer av det som förbinder rutorna.
En pil kan dölja mycket arbete
I en översikt gick beställningarna från hemsidan till affärssystemet via ett API. Kopplingen hade byggts av en konsult som inte längre fanns kvar. Dokumentationen saknades och organisationen visste inte hur ett avbrott skulle hanteras.
Pilen visade att ett beroende fanns. Det var värdefullt. Nästa steg var att undersöka hur kopplingen fungerade och vem som kunde ta ansvar för den.
Man behöver inte kasta kartan för att den saknar detaljer. Man behöver veta vilka detaljer som måste finnas bakom den.
Det jag vill kunna följa
För ett viktigt flöde vill jag förstå vilka uppgifter som skickas, varifrån de kommer och hur ofta de förs över. Jag vill också veta hur man märker att något blivit fel och vem som gör något åt det.
Fråga varför kopplingen ser ut som den gör. Ett mellansteg kan vara onödigt. Det kan också hantera något som ingen längre tänker på eftersom det fungerar.
Skriv ner osäkerheten när ni inte vet. ”Ansvarig saknas” är mer användbart än en grön pil som får allt att se ordnat ut.
Gör kartan möjlig att hålla aktuell
Försök inte trycka in hela dokumentationen i samma bild. Låt översikten visa de viktigaste systemen och beroendena, och länka vidare till underlag om flöden och ansvar.
Bestäm vem som uppdaterar den när något förändras. Annars riskerar nästa projekt att planeras utifrån hur ni fungerade för tre år sedan.
Börja med ett flöde som verksamheten inte klarar sig utan. Följ det från början till slut och notera luckorna. Det ger er både en bättre karta och en lista över sådant som behöver redas ut.
Exemplen är förenklade och bygger på situationer från verkligheten. Dialoger och detaljer är bearbetade för att göra resonemanget tydligt.